Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

COMPAÑIA NACIONAL DE CARGA CONALCA S A S (NIT 900.416.879‑8), en adelante «Conalca», es una empresa colombiana de transporte de carga terrestre y servicios logísticos. Conalca es la responsable del tratamiento de los datos personales que se recogen a través de sus plataformas internas de gestión y de sus canales de comunicación, incluidos los números de WhatsApp Business operados mediante la API de WhatsApp Business de Meta. Los canales de contacto de Conalca están publicados en conalca.com.co/contactanos.

2. Marco legal

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 en lo pertinente, y las demás normas colombianas que regulan la protección de datos personales y el derecho de habeas data. Aplica a todos los datos personales tratados por Conalca en los canales descritos en esta política.

3. Alcance: canales cubiertos

Esta política cubre el tratamiento de datos personales en:

• La plataforma interna de gestión de Conalca (sistemas web de uso de colaboradores y aliados).
• Los números de WhatsApp Business de Conalca, operados a través de la API de WhatsApp Business (WhatsApp Cloud API) de Meta Platforms, Inc., mediante los cuales Conalca envía y recibe mensajes relacionados con sus servicios logísticos.
• Las llamadas y mensajes automatizados de notificación operativa que Conalca realice a conductores, clientes y aliados.

4. Datos personales que se tratan

Según el canal, Conalca puede tratar los siguientes datos:

• Datos de identificación y contacto: nombre, número de teléfono móvil, nombre de perfil de WhatsApp, correo electrónico y empresa a la que pertenece la persona.
• Contenido de las comunicaciones: los mensajes de texto, imágenes, documentos, ubicaciones y demás contenidos que el titular envíe a los números de WhatsApp de Conalca, así como los mensajes que Conalca envíe y sus estados de entrega (enviado, entregado, leído).
• Datos operativos del servicio: placas de vehículos, rutas, tiempos estimados de llegada, novedades de viaje y demás información necesaria para la prestación y seguimiento del servicio de transporte.
• Datos técnicos: identificadores de mensaje y de número asignados por Meta, marcas de tiempo y registros técnicos (bitácoras) necesarios para operar y auditar la integración.

Conalca no solicita a través de WhatsApp datos sensibles (salud, biometría, orientación política o religiosa, entre otros). Si el titular los envía por iniciativa propia, se tratarán únicamente en la medida indispensable para atender su solicitud.

5. Finalidades del tratamiento

• Coordinar, ejecutar y hacer seguimiento a los servicios de transporte y logística contratados (asignación de viajes, confirmaciones, novedades, tiempos de llegada, entrega y devolución de contenedores, entre otros).
• Enviar notificaciones operativas y de servicio a conductores, clientes y aliados, y atender sus respuestas y solicitudes.
• Enrutar internamente los mensajes recibidos hacia el sistema o área de Conalca encargada de atenderlos.
• Brindar soporte, atender peticiones, consultas, quejas y reclamos.
• Mantener registros de las comunicaciones con fines de trazabilidad, seguridad, auditoría y cumplimiento de obligaciones legales y contractuales.
• Mejorar los procesos operativos y la calidad del servicio.

Conalca no utiliza los datos obtenidos por WhatsApp para enviar publicidad masiva no solicitada ni los comercializa a terceros.

6. Uso de WhatsApp Business (Meta)

Los mensajes intercambiados con los números de WhatsApp de Conalca se transmiten a través de la infraestructura de Meta Platforms, Inc. y de sus filiales, de acuerdo con las condiciones y la política de privacidad de WhatsApp Business. Al escribir a un número de WhatsApp de Conalca, el titular acepta que su número de teléfono, nombre de perfil y el contenido de sus mensajes sean recibidos y procesados por Conalca conforme a esta política. Meta actúa como proveedor tecnológico del servicio de mensajería y puede tratar datos según sus propias políticas, disponibles en whatsapp.com/legal/privacy-policy.

Los mensajes recibidos son procesados por sistemas internos de Conalca que los registran y los redirigen automáticamente al aplicativo encargado de atender cada número. Estos registros se conservan con fines de trazabilidad y soporte durante el tiempo indicado en la sección 9.

7. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.

Para dejar de recibir mensajes de WhatsApp de Conalca basta con responder «BAJA» o «NO» al mismo número, o solicitarlo por cualquiera de los canales de contacto publicados.

8. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas y reclamos pueden presentarse por los canales de contacto publicados en conalca.com.co/contactanos o respondiendo directamente al número de WhatsApp desde el que se recibió la comunicación. La solicitud debe incluir el nombre del titular, el dato de contacto para la respuesta y la descripción de los hechos o del derecho que se pretende ejercer.

Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo; de no ser posible, se informará al titular la razón de la demora y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes. Los reclamos se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles; si el reclamo está incompleto se requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas, y transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entenderá desistido.

9. Conservación de la información

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas, la duración de la relación comercial o contractual y los plazos exigidos por la normatividad colombiana en materia contable, tributaria, laboral y de transporte. Los registros técnicos de la integración de mensajería (bitácoras) se conservan por un periodo razonable con fines de auditoría y soporte, y posteriormente se eliminan o anonimizan.

10. Seguridad

Conalca adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación indebida, entre ellas el cifrado en tránsito (HTTPS), la verificación de la autenticidad de las notificaciones recibidas de Meta mediante firma digital, el control de acceso por roles a las plataformas internas y el registro de auditoría de los cambios de configuración.

11. Transferencia y transmisión de datos

Para la prestación de sus servicios Conalca utiliza proveedores tecnológicos que pueden alojar o procesar datos dentro y fuera de Colombia, tales como Meta Platforms, Inc. (mensajería de WhatsApp) y Amazon Web Services (infraestructura en la nube). Dichos proveedores cuentan con estándares de seguridad y protección de datos adecuados. Conalca no vende ni cede datos personales a terceros con fines comerciales; solo los comparte con clientes, aliados y autoridades cuando ello es necesario para la ejecución del servicio o por mandato legal.

12. Autorización

La autorización para el tratamiento se obtiene de forma previa e informada por medios verbales, escritos o a través de conductas inequívocas del titular, como escribir voluntariamente a un número de WhatsApp de Conalca o suministrar sus datos para la prestación de un servicio de transporte. Cuando el tratamiento derive de una relación contractual (por ejemplo, conductores y clientes), la autorización se entiende incorporada en los respectivos contratos y documentos de vinculación.

13. Vigencia y modificaciones

Esta política rige a partir del 4 de septiembre de 2026 y permanecerá vigente mientras Conalca trate datos personales por los canales descritos. Conalca podrá modificarla para adaptarla a cambios normativos u operativos; la versión vigente estará siempre publicada en esta misma dirección.